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物業(yè)方面需求分析物業(yè)公司作為小區(qū)管理的實(shí)際執(zhí)行著,承擔(dān)著艱巨而重要的責(zé)任,其管理職能是否完善,管理效率是否高,以及管理水平是否合格都是檢測一個(gè)管理組織的重要指標(biāo)。根據(jù)實(shí)際的調(diào)研和相關(guān)資料的分析,我所確定的物業(yè)公司在管理方面的需求主要包括以下幾個(gè)方面:(1) 小區(qū)工作人員身份驗(yàn)證。作為一個(gè)系統(tǒng),安全性必然是非常重要的,因此在訪問每個(gè)頁面之前都需要做一次安全性檢測(身份驗(yàn)證),以保證不同級別的用戶能夠訪問到相應(yīng)權(quán)限的資源,并防止因?yàn)闄?quán)限不清而導(dǎo)致錯(cuò)誤的產(chǎn)生。(2) 小區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施的信息管理。大多數(shù)的小區(qū)物業(yè)管理系統(tǒng)所涉及的業(yè)主的基本信息都是戶主的基本資料,也就是說,基本上是“一戶一主”的情況。我們應(yīng)該設(shè)法實(shí)現(xiàn)通過戶主直接就可以找到其所居住的詳細(xì)位置;同樣,也可以通過不同的房屋信息直接找到相應(yīng)家庭的戶主信息。因此,我們在進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該盡量將樓房(房間)的信息管理精確到每一個(gè)房間的具體地址,即可以以類似于“樓棟編號-單元編號-房間編號”的形式呈現(xiàn)。原則上這些基本信息在小區(qū)落成以后應(yīng)該就是固定不變的,但是考慮到小區(qū)工作人員在實(shí)際開始錄入這些信息的時(shí)候可能存在失誤,可以只允許管理員進(jìn)行修改,一般的工作人員只能瀏覽這些信息。通過有效的權(quán)限劃分,保證信息的安全性與準(zhǔn)確性。(3) 小區(qū)住戶信息管理。住戶(業(yè)主)作為小區(qū)物業(yè)管理的核心人群,他們的基本個(gè)人資料在整個(gè)管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中起著非常關(guān)鍵的作用。根據(jù)目前小區(qū)管理系統(tǒng)的實(shí)際情況,我們只需要記錄每個(gè)房間所對應(yīng)的戶主的基本信息即可,這些信息不僅應(yīng)該可以涵蓋戶主的基本資料,而且應(yīng)該能夠應(yīng)對大多數(shù)可能與戶主產(chǎn)生聯(lián)系的活動(dòng)與事件,以便在時(shí)間找到(或者聯(lián)系到)戶主。為了能更全面的掌握小區(qū)里每一位住戶的具體入住情況,并且能夠程度地保護(hù)每一位住戶的個(gè)人隱私,我們可以設(shè)計(jì)一個(gè)映射到每一位戶主的家庭信息表,將每一位戶主家里的每一位家庭成員都能包括在內(nèi),這樣便可以將小區(qū)內(nèi)的每一位住戶都納入管理的范圍之內(nèi)。住戶信息的管理,必須能夠?qū)崿F(xiàn)住戶信息的增加、刪除、查詢,并且能夠及時(shí)更新戶主的各項(xiàng)基本資料。(4) 小區(qū)物業(yè)工作人員信息管理。和小區(qū)住戶的基本信息管理類似,我們也需要掌握每一位工作人員的基本信息,來實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)性、完整性和安全性。相對于住戶的信息而言,物業(yè)工作人員的信息管理則屬于人力資源管理的范疇,對于這些人員信息的管理只限在必要的時(shí)候能夠查閱到相關(guān)人員即可,不需要涉及太多的邏輯控制方面的功能和需求。同樣,對于這些人員的信息管理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)最基本的增加、刪除、修改和查詢的操作,從而更好地實(shí)現(xiàn)有效地管理。(5) 小區(qū)收費(fèi)管理。根據(jù)目前各地小區(qū)物業(yè)管理的現(xiàn)狀和相關(guān)資料的分析,我們發(fā)現(xiàn)與用戶日常生活緊密相關(guān)的傳統(tǒng)收費(fèi)項(xiàng)目(如:水費(fèi)、電費(fèi)、暖氣費(fèi)和天然氣費(fèi)等)都不需要物業(yè)公司的介入,只需要住戶按月及時(shí)在網(wǎng)上銀行支付即可。因此,這里需要物業(yè)公司來管理的收費(fèi)項(xiàng)目只有諸如電梯費(fèi)、衛(wèi)生費(fèi)、停車費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)等一些公共基礎(chǔ)設(shè)施的費(fèi)用。為了公平起見,我們不妨考慮為每一項(xiàng)費(fèi)用設(shè)置不同的單價(jià)(每人次),并結(jié)合每一戶的家庭成員人數(shù)信息進(jìn)行相應(yīng)的折算,給住戶呈現(xiàn)出不同收費(fèi)項(xiàng)目的實(shí)際所需繳費(fèi)數(shù)額。(6) 小區(qū)停車管理。隨著人們生活水平的提高,家家戶戶開始考慮購置私家車,車輛已經(jīng)逐步成為人們?nèi)粘I畹谋匦杵?,在人們的日常生活中處于舉足輕重的地位。雜亂無章的隨便停車不僅影響小區(qū)住戶的出行,而且影響小區(qū)的整體環(huán)境,不符合現(xiàn)代住宅小區(qū)的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。因此,我們考慮將停車管理納入小區(qū)物業(yè)管理的職能范圍之內(nèi)。一個(gè)良好的停車管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠隨時(shí)監(jiān)測所有空閑停車位的位置,以方便新駛?cè)胲囕v的停靠和登記;同樣,當(dāng)有車輛離開停車位時(shí),系統(tǒng)也應(yīng)該能夠及時(shí)地更改相應(yīng)的車位信息和停車信息。(7) 小區(qū)報(bào)修管理。雖然物業(yè)公司的職能是負(fù)責(zé)小區(qū)的各項(xiàng)基本食物的管理,并不負(fù)責(zé)小區(qū)建成之前的規(guī)劃和建設(shè)工作,但是我們很難保證沒一間房屋的都是符合標(biāo)準(zhǔn)的,很難保證沒一個(gè)房間里的設(shè)施都不會(huì)出現(xiàn)這樣或者那樣的狀況;同時(shí),考慮到每家每戶的不同實(shí)際情況,我們考慮可以將報(bào)修管理納入小區(qū)物業(yè)管理的職能范圍之內(nèi)。我們可以大致把需要報(bào)修的項(xiàng)目分為幾個(gè)大的類別,供住戶進(jìn)行選擇,同時(shí)考慮到不同的實(shí)際需求,可以允許住戶可以在提交報(bào)修申請的同時(shí)簡要介紹一下需要保修的內(nèi)容,供物業(yè)工作人員參考。(8) 小區(qū)投訴管理。任何一個(gè)管理部門在開展工作的過程中都會(huì)出現(xiàn)或多或少的問題,有些問題難免會(huì)引起住戶的反感。但是物業(yè)管理的職能不僅僅是管理,更多的應(yīng)該是服務(wù)職能,應(yīng)該認(rèn)真聽取住戶的反饋意見,及時(shí)糾正工作過程出現(xiàn)的各種問題,從而實(shí)現(xiàn)小區(qū)物業(yè)管理的科學(xué)化??紤]到這一點(diǎn),我們決定增加一個(gè)投訴管理模塊,以接受住戶的投訴和監(jiān)督,更好的提高自身的管理水平。工作人員在接收到新的投訴請求時(shí),應(yīng)該及時(shí)受理,在確認(rèn)了實(shí)際情況之后,及時(shí)答復(fù)住戶相應(yīng)的處理結(jié)果。(9) 小區(qū)公告信息管理。雖然水、電、暖、氣等基礎(chǔ)資源不由物業(yè)管理,但是這些資源的供應(yīng)方很有可能因?yàn)槭┕さ仍蛐枰谀硞€(gè)時(shí)間段臨時(shí)中斷輸送。如果在用戶毫不知情的情況下,很容易給用戶的不必要的麻煩;如果能夠提前通知先關(guān)受影響的住戶,則可以將影響有效降低。因此,我們不妨引入一個(gè)公告管理模塊,將相關(guān)通知及時(shí)發(fā)布,讓用戶及時(shí)做好準(zhǔn)備。除此之外,如果遇到國家、政府發(fā)布相關(guān)政策時(shí),也可以通過這個(gè)模塊進(jìn)行發(fā)布,供用戶參考。管理員在發(fā)布相關(guān)公告時(shí)應(yīng)該盡可能提供一個(gè)簡明扼要的標(biāo)題,并提供公告的詳細(xì)內(nèi)容,以供住戶進(jìn)行仔細(xì)查閱。(10) 小區(qū)流動(dòng)人口管理。流動(dòng)人口的出入在一定程度上影響著小區(qū)住戶的安全,為了將小區(qū)內(nèi)外來人員犯罪的幾率降到,我們考慮引入流動(dòng)人口登記管理功能。外來人員(非小區(qū)內(nèi)的固定住戶)在進(jìn)入小區(qū)時(shí)應(yīng)該登記自己的主要個(gè)人信息,以方便在日后需要的時(shí)候查找相應(yīng)時(shí)段的監(jiān)控錄像,尋找相應(yīng)的可疑人員。(11) 系統(tǒng)用戶管理。為了進(jìn)行統(tǒng)一的認(rèn)證管理,出于考慮系統(tǒng)安全性,我們?yōu)槊恳晃粦糁鞣峙湟粚τ糜谟脩羯矸蒡?yàn)證的用戶名和密碼,住戶和小區(qū)管理人員都可以憑借這個(gè)賬號和密碼登陸系統(tǒng),完成不同的操作需求。 業(yè)主方面需求分析相對于物業(yè)公司復(fù)雜而繁重的管理職能來講,處于被服務(wù)方面的住戶的需求則要簡單許多。其所需要的功能主要集中在報(bào)修、投訴、查詢收費(fèi)和修改部分個(gè)人信息方面,但是這些需求在本質(zhì)上都是與物業(yè)公司的相關(guān)功能性需求對應(yīng)的。(1) 業(yè)主身份驗(yàn)證。與物業(yè)工作人員身份驗(yàn)證的目的一致,必要的安全性驗(yàn)證能夠保障系統(tǒng)穩(wěn)定、良好得運(yùn)行,以的狀態(tài)為住戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。(2) 業(yè)主修改個(gè)人信息。作為物業(yè)管理系統(tǒng)中被管理的主體,用戶個(gè)人的基本信息在整個(gè)系統(tǒng)中處于非常核心的地位,能否及時(shí)獲得用戶的個(gè)人信息,在一定程度上關(guān)系到整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況。如果用戶每次需要更改個(gè)人信息時(shí),都需要尋求物業(yè)工作人員幫助,這樣做是非常浪費(fèi)資源的,我們應(yīng)該盡量允許用戶及時(shí)更新自己過時(shí)的信息(如:聯(lián)系方式等)??紤]到安全性問題,我們只允許住戶修改除了姓名和性別以外的其他信息,在遇到需要變更戶主的情況,需要有相關(guān)人員持相關(guān)證明和相關(guān)證件到物業(yè)管理部門申請變更。(3) 業(yè)主投訴管理。業(yè)主在遇到對于物業(yè)工作人員的服務(wù)不滿意時(shí),或者對于小區(qū)物業(yè)管理的現(xiàn)狀存在異議時(shí),可以提出自己的建議,對于物業(yè)提供的服務(wù)不滿意時(shí)也可以投訴相關(guān)工作人員。以期更好地提高物業(yè)管理的水平,消除管理工程中出現(xiàn)的各種各樣弊端,更好地服務(wù)于業(yè)主。(4) 業(yè)主報(bào)修管理。這里業(yè)主的報(bào)修需求來源與前述物業(yè)報(bào)修功能模塊類似,業(yè)主在實(shí)際生活過程中,難免會(huì)遇到像水管破裂、電線短路等狀況,在用戶無法自行解決相關(guān)問題時(shí),可以向物業(yè)管理部門提交報(bào)修申請,并簡要介紹一下需要保修的內(nèi)容,供物業(yè)工作人員參考。(5) 業(yè)主查看收費(fèi)情況。業(yè)主在使用電梯、停車位等公共設(shè)施時(shí),需要按照每戶人數(shù)支付不同的使用費(fèi)用。因此,用戶需要能夠隨時(shí)查閱每個(gè)季度(或:每月/每年/每半年)的繳費(fèi)情況,以便及時(shí)繳納相應(yīng)費(fèi)用,不影響自己的日常生活。(6) 業(yè)主查看公告。在物業(yè)管理人員發(fā)布新的系統(tǒng)公告時(shí),住戶應(yīng)該能夠及時(shí)看到相應(yīng)的公告及內(nèi)容;此外,住戶還應(yīng)該在允許的情況下能夠查閱歷史公告。
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